Odkryj, dlaczego tylko 30% zmian „się udaje”. Poznaj 3 strategiczne filary Komunikacji zmiany (wizja, WIFM, business drivers) i utwórz zespół komunikacji na start projektu.
W Lovejob wiemy, że sukces w dużej mierze leży w jasnej i spójnej komunikacji. Niestety, statystyki mówią same za siebie: tylko 30% działań związanych ze zmianą kończy się sukcesem w organizacji. To może oznaczać, że 70% inicjatyw upada z powodu braku ustrukturyzowanego podejścia do komunikacji.
Ten artykuł – Część 1 serii – skupia się na strategicznym fundamencie komunikacji zmiany. Pokażemy, jakie kroki należy wykonać, aby ustalić wizję i skonsolidować zespół, zanim rozpocznie się właściwa praca.
Czym jest Zarządzanie Zmianą (Change Management)?
Zarządzanie zmianą to systematyczne podejście do zarządzania zaangażowaniem i adaptacją pracowników w momencie, gdy organizacja zmienia sposób wykonywania pracy.
Czym jest Komunikacja Zmiany?
Komunikacja Zmiany to przemyślany proces, którego celem jest pomaganie pracownikom w zaakceptowaniu, zaadaptowaniu i wykorzystaniu nowej rzeczywistości w ich codziennej pracy. Musi być jasna, spójna i udostępniana w całej organizacji.
Jak ustanowić konsensus i zdefiniować komunikat?
Aby ugruntować strategiczny fundament, musisz zabezpieczyć trzy filary komunikacji:
Ustanowienie konsensusu wykonawczego: uzyskaj formalną zgodę na projekt na najwyższym poziomie wykonawczym. To zapewnia, że wizja będzie wspierana i udostępniana przez całe kierownictwo.
Odpowiedz na „WIFM” (What’s In It For Me?): To najważniejsze pytanie dla pracownika. Komunikacja musi jasno określać, jak wynik projektu wpłynie na niego osobiście. Pomaga to pracownikom zobaczyć nową przyszłość.
Wskaż Czynniki Biznesowe (Business Drivers): Dostarczaj komunikaty, które odzwierciedlają wizję i uzasadnienie biznesowe dla zmiany (np. zwiększenie mobilności pracy, wzrost efektywności).
Opracowanie Szczegółowego Planu Komunikacji
Plan komunikacji to narzędzie robocze, które musi działać równolegle z głównym harmonogramem projektu. Ma on za zadanie:
- Starannie nakreślić każdą aktywność komunikacyjną.
- Zidentyfikować właścicieli, terminy i postępy dla każdego komunikatu.
- Zapewnić, że czas przeznaczony na planowanie, tworzenie i dostarczanie informacji jest realistyczny.
Kluczowe materiały komunikacyjne „na start”
Już na wczesnym etapie musimy wygenerować kluczowe materiały, które staną się bazą dla wszystkich przyszłych komunikatów:
| Materiał | Cel |
| Ogłoszenie od Liderów (Announcement from Leaders) | Oficjalna wiadomość od sponsorów wykonawczych, inspirująca entuzjazm i przekazująca kluczowe wiadomości. |
| Briefing Wykonawczy (Executive Briefing) | Dokument dla liderów i kadry zarządzającej, aby na bieżąco informować ich o postępach w projekcie i zmianie. |
| Czynniki Biznesowe (Business Drivers) | Dokument wzmacniający wizję i pomagający uzasadnić nowe sposoby pracy (np. zwiększenie mobilności i zaangażowania). |
Pamiętajmy o zaangażowaniu pracowników i identyfikacji „promotorów zmiany”. Zapewnienie możliwości dialogu pomoże wszystkim zrozumieć i przetworzyć ten proces.
Taki metodyczny start jest niezbędny, aby przejść do kolejnej fazy. W Części 2 przedstawimy konkretne działania, narzędzia (jak Cyfrowe Centrum Informacyjne i FAQ) oraz harmonogram, które pozwolą wprowadzić te strategiczne fundamenty w życie.
FAQ – Pytania o strategiczny start komunikacji zmiany
Dlaczego jasna wizja jest ważniejsza niż szczegółowy plan techniczny?
Wizja tworzy emocjonalne połączenie i odpowiada na „WIFM” ( Co Ja Z Tego Będę Miał?), co jest kluczowe dla zaangażowania pracowników. Najlepszy plan techniczny nie zadziała, jeśli pracownicy nie będa rozmieć dlaczego i po co mają się zmieniać.
Kiedy należy stworzyć Plan komunikacji zmiany?
Plan komunikacji zmiany powinien być opracowany w procesie planowaniu projektu zanim zacznie się jakakolwiek faza techniczna. Musi on działać równolegle z głównym harmonogramem, a nie być do niego dodany na końcu.
Czym jest konsensus wykonawczy?
Konsensus wykonawczy to formalna zgoda najwyższego kierownictwa na cele, zakres i komunikację projektu. Zapewnia to spójność i wsparcia dla wizji zmiany na każdym szczeblu organizacji, co jest kluczowe dla sukcesu.
