Praca zdalna lub hybrydowa – to rzeczywistość wielu firm. Zespoły są nadal rozproszone, a bezpośrednia komunikacja ograniczona do minimum. Komunikacja wewnętrzna w organizacjach się zmieniła – ma inne wyzwania i kanały. Dlatego warto zastanowić się, czy zbadanie jej jakości właśnie teraz nie jest dobrą strategią. Pomocy będzie audyt komunikacji wewnętrznej.

 

Czym jest audyt komunikacji wewnętrznej?

Audyt komunikacji wewnętrznej ma na celu ocenę jakości komunikacji wewnętrznej, wyłonienie jej mocnych i słabych stron. Jego efektem powinny być rekomendacje dalszych działań komunikacyjnych, program naprawczy lub wzmacniający dobre praktyki. Omówmy pokrótce wszystkie kroki audytu komunikacji!

Krok 1. Sinek miał rację – zacznijmy od “dlaczego”. Cel audytu

Jeśli za cel audytu uznasz “poprawę komunikacji wewnętrznej”, może się okazać, że koniec końców ten cel nie zostanie osiągnięty. Dlaczego? Nie możemy go zmierzyć i może być różnie rozumiany. Dla niektórych poprawa komunikacji to wzrost open rate newslettera wewnętrznego o 15%, dla innych stworzenie i zaaplikowanie procedur komunikacyjnych w całej firmie. Dlatego przy ustalaniu celu pomocna okaże się metoda S.M.A.R.T. Według tej koncepcji, każdy cel powinien być:

Specific – skonkretyzowany, czyli jak najbardziej jednoznaczny, niepozostawiający szerokiego pola do swobodnej interpretacji.
Measurable – mierzalny, czyli taki do którego jesteśmy dobrać pewne jednostki jakości, dające się policzyć.
Achievable – osiągalny, czyli po prostu możliwy do osiągnięcia w konkretnym przedziale czasowym.
Relevant – istotny, czyli odrzucający podejście “sztuka dla sztuki”, wynikający z konkretnego zapotrzebowania i dążący do konkretnego rozwiązania.
Time-bound – określony w czasie, czyli ujęty w ramy czasowe, w których ma zostać zrealizowany.

Przykład celu S.M.A.R.T.?
“Wzrost zaangażowania pracowników w komunikację wewnętrzną o 10% do końca 2Q 2021”.
S – mierzymy jeden typ komunikacji, w jej jednym przejawie.
M – ustalamy liczbowy cel, który oczywiście możemy doprecyzować – zaangażowanie będziemy liczyć średnią ważoną kliknięć w materiały wewnętrzne: reakcje na posty na Yammerze, otwarcie newslettera, przejścia do strony w intranecie…
A – w tym przypadku mocno sprzężony z T – jest to osiągalny wzrost do uzyskania w tym czasie, ale oczywiście zależy od kultury organizacyjnej.
R – wynikający z bolączki jaką jest brak zaangażowania pracowników w życie firmy, skutkujący brakiem utożsamienia się, a w dalszej perspektywie: rotacją.
T – termin jest jasno określony.

Krok 2. Komunikują ludzie = czyją komunikację chcesz analizować i kto Ci w tym pomoże?

Nie będziemy pytać, kto komunikuje się w Twojej firmie, bo znamy odpowiedź – wszyscy. 😉  Jednak jak tych “wszystkich” mądrze podzielić na grupy? Czyja komunikacja ma największe znaczenie – z punktu widzenia EB jak i biznesu? Jak jest z wiadomością zwrotną? Zacznij od podziału stanowiskowego, mocno wyklaruje Twoje grupy, a w ramach nich możesz dokonywać kolejnych podziałów (byle nie za wielu!). Podczas tej wstępnej analizy najprawdopodobniej dojdziesz również do tego, która z tych grup może dostarczyć Ci wartościowych insightów i/lub materiału źródłowego. Albo zaangażować się w audyt organizacyjnie lub wizerunkowo.

Krok 3. Desk research – jak było dotychczas? Wyciągaj wnioski.

Przeglądnij jak najbardziej różnorodne materiały komunikacyjne, które dotychczas pojawiały się w Twojej firmie. Nie skupiaj się na jednym nadawcy i jednym narzędziu komunikacyjnym. Bardziej niż ilość, liczy się tutaj właśnie różnorodność. Do wyciągnięcia wniosków może Ci posłużyć np. analiza SWOT. Więcej o narzędziach EB, na które warto zwrócić uwagę podczas audytu komunikacji wewnętrznej, znajdziesz tutaj.

Krok 4. Badania ilościowe – trochę liczb

W zależności od budżetu, wielkości i dojrzałości organizacji możesz je realizować w różne sposoby. Najczęściej jednak wykorzystuje się ankiety, które można różnicować na poziomie stanowiska, jakie zajmują nasi “ankietowani”. Pamiętaj, że zwłaszcza wśród szeregowych pracowników, taka ankieta może być uznana za “przeszkadzajkę”. Powinna więc być, po pierwsze, poprzedzona kampanią komunikacyjną pokazującą płynące z niej korzyści. Po drugie, ogranicz długość ankiety oraz liczbę pytań otwartych, tak by była jak najprostsza do wypełnienia.

Krok 5. Badania jakościowe – wartościowe insighty

Na tym etapie na pewno masz większy ogląd w potrzeby i bolączki komunikacyjne w firmie. Według wzoru nadawców i odbiorców komunikatów, który opracowałeś/-aś w drugim kroku, wyróżnij po kilka osób i porozmawiaj z nimi o tym, jak odbierają jakość komunikacji w firmie. W zależności od zasobów, możesz przeprowadzić wywiady pogłębione z prawdziwego zdarzenia (najbardziej wymierne) albo po prostu rozmowy nakierowane na wyciągnięcie wartościowego feedbacku.

Krok 6. Analiza i rekomendacje, czyli plan działania

Teraz dysponujesz już całkiem sporym materiałem. Pora na jego analizę. Przeprowadź ją w kontekście celu, który ustaliłeś/-aś na początku. Jeśli otrzymasz wartościowe dane dotyczące innych obszarów, to świetnie, ale zostaw je sobie na później. Analiza wyników audytu oraz stworzenie planu działania będą od Ciebie wymagać ogromnego wysiłku, nie tylko czasowego. Będzie wymagała od Ciebie uruchomienia pokładów obiektywizmu, bo przecież sam/-a jesteś jednym z odbiorców i/lub nadawców tej komunikacji. Dlatego nie zniechęcaj się, ale pomyśl, czy nie możesz poprosić o pomoc kogoś z zewnątrz. Kogoś, kto ma albo jest gotowy mieć ogląd na sytuację w firmie, ale nadal będzie bardziej bezstronny.

Krok 7. Plan działania

Na podstawie analizy, przygotuj plan działania, który pomoże Ci zrealizować cel ustalony na początku. Plan tak samo jak cel, Twój plan powinien być jak najbardziej S.M.A.R.T. Mocno skup się na “A” (achievable) – żeby audyt, na który poświęciłeś/-aś tyle energii mógł zadziałać w praktyce, a nie spocząć na dnie szuflady po pierwszych niepowodzeniach.

Krok 8. Wdrożenie planu działania

Na tym etapie trzymasz w ręku raport z audytu komunikacji wewnętrznej w firmie. Pora na wdrożenie! Od czego zacząć? Która strategia jest lepsza: rozpocząć od najprostszego czy od kluczowego? Na to pytanie musisz sobie odpowiedzieć w kontekście bieżących potrzeb komunikacyjnych swojej firmy i tego, kto będzie te zmiany wdrażać (i na ile masz nad tym kontrolę jako owner projektu). Mamy jednak uniwersalną radę – rób to stopniowo. Walka z przyzwyczajeniami nie jest łatwa, ale jakie ma efekty!

Krok 9. Powtórz, ale…

… zacznij od bieżącego celu. Zbadaj zmiany po implementacji planu, czyli skup się na krokach 4. i 5. (badania ilościowe i jakościowe). Jest dobrze? Gratulujemy! Pora na nowy cel. Bo komunikacja wewnętrzna to dynamiczny proces.

Mamy nadzieję, że nasze wskazówki okażą się dla Ciebie pomocne. Jeśli widzisz, że audyt komunikacji wewnętrznej w Twojej firmie to must-have, ale potrzebujesz wsparcia w tym zakresie, napisz do nas na: hej@lovejob.pl lub wypełnij formularz. Chętnie odpowiemy na wszystkie Twoje pytania i razem przygotujemy strategię skrojoną na miarę.

Chcesz zrobić swój pierwszy krok w budowaniu efektywnej komunikacji wewnętrznej w swojej firmie? Wypełnij poniższy formularz i otrzymaj Poradnik Skutecznego Employer Brandingu ⇩


Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych w związku z wysłaniem zapytania o Poradnik Skutecznego Employer Brandingu przez Religa&Arak Sp. z o.o. ul. Gromadzka 103, 30-719 Kraków. Aby uzyskać szczegółowe informacje, jak przetwarzamy Twoje dane osobowe, zapoznaj się z naszą Polityką prywatności.

All rights reserved Salient.